---

Jak działa System Obiegu Dokumentów?

Spis treści:

1. Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
2. Wyższa efektywność pracy
3. Bezpieczeństwo konfiguracji
4. Niezakłócony przepływ informacji
5. Zarządzanie w jednym miejscu
6. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów od Certusoft

Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

System elektronicznego obiegu dokumentów to oprogramowanie stworzone w celu przyspieszenia obsługi wielu działań w dokumentacji biznesowej związanej z zarządzaniem firmą. Umożliwia bezpieczną konfigurację z dowolnym systemem ERP oraz zewnętrznymi systemami informatycznymi. Gromadzenie dokumentacji w jednym miejscu, szybki wgląd do danych, szyfrowane certyfikaty bezpieczeństwa oraz powiadomienia o zaistniałych zmianach w dokumentacji to tylko kilka przykładów korzyści, jakie możesz zyskać, wybierając cyfrową platformę obiegu dokumentów. Opis procesów obiegu dokumentów oraz informacje o możliwościach jego wdrożenia oraz konfiguracji do potrzeb Twojej branży, znajdziesz poniżej.

Wyższa efektywność pracy

Istotnym zadaniem, dla którego System Obiegu Dokumentów sprawdzi się w każdej firmie, to przede wszystkim lepsze zarządzanie czasem własnym i zatrudnionych pracowników. Osoba odpowiedzialna za wypełnianie obowiązków dotyczących szeroko pojętej dokumentacji w firmie zyskuje zdecydowanie jedno z wygodniejszych narzędzi pracy. W jakim środowisku ten panel sprawdzi się najskuteczniej? Przede wszystkim będzie to dział finansowo-księgowy, administracja wewnętrzna, kadry i płace, a także dział reklamacji. Warto jednak mieć na uwadze, że aplikacja do obsługi dokumentacji sprawdzi się wszędzie tam, gdzie na co dzień dysponujemy dużymi katalogami różnych typów dokumentów czy pism urzędowych. Mogą to być zatem również firmy geodezyjne, architektoniczne oraz instytucje prawne.

Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na kontrolę spraw pracowniczych, ewidencję umów, czasu pracy, zarządzanie wnioskami urlopowymi oraz gromadzenie dokumentacji podatkowej. W administracji działu reklamacji zyskujemy natomiast narzędzie wsparcia w przyjmowaniu zgłoszeń reklamacyjnych i wewnętrznych czynności serwisowych. Bardzo wygodną funkcją jest również automatyczna kontrola terminowości rozpatrzenia reklamacji i zachowania standardów jakości obsługi, przyjętych zgodnie z założeniami biznesowymi przedsiębiorstwa. Korzystanie z takiego systemu ujednolica komunikację i współpracę w przedsiębiorstwie oraz przyspiesza bezpośrednią obsługę klienta. Aplikacja umożliwia również szybkie konwertowanie dokumentacji papierowej do wersji cyfrowej i bezpośrednie dopasowanie jej do odpowiednich katalogów.

System zabezpiecza i rejestruje obieg faktur, korespondencji przychodzącej, monitoruje zawarte umowy oraz usprawnia przepływ dokumentacji.

Bezpieczeństwo konfiguracji

Jeśli korzystasz obecnie z systemu klasy ERP, a chciałbyś poszerzyć jego funkcje o skuteczne zarządzanie dokumentacją, bez przeszkód możesz skorzystać z propozycji od Certusoft. Oprogramowanie stworzone na potrzeby firm, daje się łatwo i bezpiecznie konfigurować zarówno z macierzystym systemem ERP od Certusoft, jak i z oprogramowaniem firm zewnętrznych. Wdrożenie obiegu dokumentów jest łatwe w implementacji i może być dostosowane do działającego oprogramowania. Jeśli masz pytania dotyczące konfiguracji lub możliwości łączności z innymi systemami, nasi specjaliści z chęcią na nie odpowiedzą. Wystarczy, że napiszesz do nas, a umówimy dogodny dla Ciebie termin bezpłatnej konsultacji. Podczas rozmowy dowiesz się o możliwościach poszerzenia Twojego aktualnego systemu o nowe, praktyczne funkcje. Jesteśmy pewni, że jeśli zauważyłeś potrzebę zwiększenia możliwości systemowych w swojej firmie, oczekujesz gotowych i sprawdzonych rozwiązań, ułatwiających prowadzenie działalności. Jako firma Certusoft każdego dnia staramy się odpowiadać na potrzeby przedsiębiorców praktycznie zaprojektowanymi narzędziami, a Elektroniczny System Obiegu Dokumentów jest jednym z nich.

Niezakłócony przepływ informacji

Pracując w systemie posiadającym duże zasoby dokumentacji, bardzo ważne jest przede wszystkim zabezpieczenie danych wrażliwych, ale również wygodny przepływ informacji o zdarzeniach. W Systemie Obiegu Dokumentów wszystkie katalogi danych są chronione dzięki szyfrowanym certyfikatom bezpieczeństwa SSL w cyfrowych katalogach i archiwach, do których dostęp posiadają jedynie uprawnieni, zalogowani użytkownicy. W systemie posiadasz również możliwość wprowadzenia konkretnego schematu obiegu dokumentów w firmie według ustrukturyzowanego porządku i ścieżki akceptacji. Konfigurujesz go w taki sposób, aby dokumentacja trafiała we właściwej kolejności do odpowiedzialnych za poszczególne zadania pracowników. Co równie istotne, odpowiedzialni pracownicy otrzymują powiadomienie SMS lub wiadomość mailową o wymaganej akceptacji lub potwierdzeniu wykonania zmiany w dokumentacji.

Zarządzanie w jednym miejscu

Na podniesienie komfortu pracy wpływa również fakt, że zarządzając wieloma podmiotami, możesz stworzyć jedną ścieżkę akceptacji dla wszystkich spływających do Ciebie dokumentów. Praktyczny wymiar tej funkcji to przede wszystkim brak konieczności tworzenia osobnych kont użytkownika dla każdej firmy czy instytucji. Wszystkie dokumenty do akceptacji  przesyłane są do jednego, wyodrębnionego katalogu, a pełen dostęp do nich uzyskujesz w wyniku pojedynczego logowania. Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły wdrożenia wygodnych, nowoczesnych rozwiązań dla Twojej firmy. Klarownie omówimy ich poszczególne możliwości systemowe oraz odpowiemy na interesujące Cię kwestie.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów od Certusoft:

• umożliwia bezpieczną konfigurację z zewnętrznymi systemami ERP,
• gwarantuje usprawniony obieg dokumentów w przedsiębiorstwie,
• ułatwia katalogowanie danych i przechowywanie cyfrowej dokumentacji w bezpiecznym miejscu,
• umożliwia szybki dostęp do dokumentów z pozycji przeglądarki internetowej, bez konieczności uruchamiania dodatkowych narzędzi programistycznych,
• dba o regularne wykonywanie kopii zapasowych,
• generuje bieżące powiadomienia o zmianach zaistniałych w systemie,
• zmniejsza zapotrzebowanie kadrowe do obsługi dokumentacji w firmie.